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Mantener su papeleo organizado

31 Mayo, 2021
Mantener su papeleo organizado

Lo más probable es que los formadores no sean del tipo de papeleo, pero tenemos que encontrar una manera de gestionar el lado administrativo de las cosas, independientemente del tipo de empleo o acuerdo comercial que tengamos o de la ubicación en la que trabajemos.

Estas son algunas de mis formas favoritas de estar al tanto de las cosas:

Archive cada año después de completar su declaración de impuestos:

Me gusta recortar mis archivos del último año financiero por tema (gastos, registros, etc.) y luego meterlos en un cuadro de archivo. Es raro que necesite acceder a estas cosas nuevamente, por lo que no es necesario que sea tan fácil de clasificar como mis cosas actuales, pero todo debe estar en un solo lugar, por si acaso.

Asignar un cajón / carpeta separado a las cosas importantes:

  • Certificados CEC: mantener una copia impresa de todos y cada uno de los que ha hecho, preferiblemente en orden de fecha, le facilitará la vida; también le ayudará a que sea más fácil ver cuánto ha aprendido a lo largo de su carrera, que siempre es un gran sentimiento. Guarde también una copia electrónica en una nube en algún lugar, por si acaso.
  • Archivos de clientes actuales, si tiene su propio negocio, incluidos Par-Qs. Dependiendo del volumen de clientes, puede resultarle útil ordenarlos alfabéticamente por nombre.
  • Archivos de clientes caducados / consultas no resueltas (año actual): es bueno tenerlo a mano para finalizar las cuentas y también para hacer un seguimiento. Guardo archivos que han caducado durante más de 12 meses en una caja de archivo.
  • Avisos fiscales de evaluación de años anteriores (los necesita cuando solicita muchas cosas diferentes en términos de finanzas, por lo que vale la pena tenerlos cerca). Otro para mantener una copia de seguridad electrónica también.
  • Permisos vigentes: es útil tenerlos en un solo lugar para facilitar el acceso. Los permisos vencidos se pueden almacenar en la caja de archivo de ese año.
  • Recibos: uso Receipt Bank para almacenar mis recibos electrónicamente, pero si está haciendo sus gastos manualmente, guárdelos todos en un solo lugar, preferiblemente separados por tipo de gasto (vehículo, equipo, etc.)
  • Cosas positivas: mantener todos sus buenos comentarios escritos en un solo lugar es una excelente póliza de seguro contra el desaliento; simplemente navegue siempre que necesite un impulso de confianza.

Intenta tocar las cosas solo una vez:

Cuando llegue el correo, intente procesarlo de inmediato una vez que lo haya abierto para que no se olvide de él en la parte inferior de una pila en algún lugar. Y tan pronto como lo haya procesado, ¡archívelo!

Hazlo facil:

Cuanto más fácil sea acceder físicamente a su sistema de archivo, más probabilidades tendrá de usarlo, así que mantenga el área despejada y su sistema simple. Si poner todas sus “cosas” de impuestos en una caja es más realista para usted que poner cada página en un protector de plástico, entonces esa es la mejor manera para usted.

Pregunte a otras personas cómo se mantienen organizadas:

Es posible que obtenga algunas ideas geniales para obtener sugerencias de almacenamiento o productividad. En general, las personas disfrutan de poder dar consejos útiles y estarán más que felices de compartir lo que les funciona. Aprenda de personas con todo tipo de carreras y será más fácil cada año.

¡Feliz presentación!

Artículo escrito por Shelley Lask, www.bodypositivehf.com.au

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